TẠO TRỢ LÝ AI TRA CỨU TÀI LIỆU NỘI BỘ CHO CÔNG TY BẰNG NOTEBOOK AI CỰC DỄ!
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh chóng là vô cùng quan trọng. Nếu bạn vẫn đang mất thời gian lục tung máy tính, hỏi hết người này đến người kia mỗi khi cần tài liệu công ty, thì đây chính là giải pháp dành cho bạn! Hướng dẫn chi tiết sau đây sẽ giúp bạn tạo ra một trợ lý AI thông minh, chuyên tra cứu tài liệu nội bộ, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.
Tại sao cần một trợ lý AI tra cứu tài liệu?
Với một trợ lý AI, mọi tài liệu của công ty sẽ được TẬP TRUNG vào một nơi. Bạn chỉ cần hỏi, AI sẽ ngay lập tức gửi cho bạn thông tin cần thiết, kèm theo nguồn tài liệu gốc. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi người trong nhóm đều có thể truy cập thông tin đồng nhất và chính xác.
Bước 1: Truy cập và Đăng nhập vào Notebook AI (Gemini Notebook)
Để bắt đầu, bạn cần truy cập vào nền tảng Notebook của Google, hay còn gọi là Gemini Notebook, một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo các trợ lý AI cá nhân:
- Truy cập vào đường dẫn: notebook.google.com
- Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Google cá nhân của mình. Hãy sử dụng tài khoản Google mà bạn thường dùng để truy cập các dịch vụ khác của Google.
Bước 2: Tạo một dự án mới (Notebook)
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện của Notebook AI. Để tạo một không gian làm việc mới cho trợ lý AI của mình:
- Tìm và nhấp vào nút + New notebook. Nút này thường nằm ở góc dưới bên phải hoặc trên thanh điều hướng.
- Đặt tên cho dự án mới của bạn. Bạn có thể đặt tên là ‘AI tra cứu tài liệu công ty’ hoặc bất kỳ tên nào dễ nhớ, liên quan đến mục đích của trợ lý này. Việc đặt tên rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn sau này.
Bước 3: Tải tài liệu của bạn lên
Đây là bước quan trọng để cung cấp dữ liệu cho trợ lý AI. Bạn có thể tải lên hầu hết mọi loại tài liệu:
- Trong giao diện Notebook, tìm mục Sources ở phía bên trái.
- Nhấp vào nút + Add sources.
- Bạn có thể tải lên các file từ máy tính của mình. Notebook AI hỗ trợ nhiều định dạng file khác nhau, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Tài liệu văn bản: PDF, Word (docx), Excel (xlsx), PowerPoint (pptx)
- Hình ảnh: JPG, PNG, GIF,…
- Âm thanh: MP3, WAV,…
- Video: MP4, MOV,…
- Hãy tải lên tất cả các tài liệu nội bộ của công ty, các tài liệu của nhóm, hay các dự án cụ thể mà bạn muốn AI có thể tra cứu. AI sẽ học và hiểu nội dung từ những tài liệu này.
Bước 4: Cấu hình Trợ lý AI (Prompt)
Để AI hiểu rõ vai trò và cách thức hoạt động, bạn cần cung cấp cho nó một ‘prompt’ hay ‘hướng dẫn’ cụ thể. Đây là bước cài đặt một lần và AI sẽ ghi nhớ nó:
- Ở góc trên bên phải của giao diện, bạn sẽ thấy biểu tượng ba chấm (More options). Nhấp vào đó.
- Chọn Configure Chat từ menu thả xuống.
- Trong hộp thoại Configure Chat, chọn tùy chọn Custom.
- Nhập chính xác đoạn prompt sau vào ô văn bản:
‘Bạn là trợ lý tra cứu tài liệu nội bộ công ty. Chỉ trả lời dựa trên tài liệu. Không có thì nói Không tìm thấy trong tài liệu. Trả lời ngắn gọn, tiếng Việt, ghi rõ tên tài liệu nguồn.’ - Đối với tùy chọn ‘Choose your response length’, hãy chọn Shorter để AI trả lời ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Nhấp vào nút Save để lưu lại cấu hình.
Bước 5: Chia sẻ trợ lý AI với đồng nghiệp
Sau khi thiết lập xong, bạn có thể chia sẻ trợ lý AI này với các thành viên khác trong công ty hoặc nhóm của mình để họ cũng có thể sử dụng:
- Tìm và nhấp vào nút Share ở góc trên bên phải.
- Trong hộp thoại chia sẻ, nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ quyền truy cập.
- Bên cạnh mỗi email, bạn có thể chọn quyền truy cập. Để đảm bảo mọi người chỉ có thể tra cứu mà không sửa đổi cấu hình hay tài liệu gốc, hãy chọn Viewer.
- Nếu sau này bạn không muốn chia sẻ với một người nào đó nữa, bạn có thể dễ dàng xóa quyền truy cập bằng cách chọn ‘Remove access’ tương ứng với email của họ.
Bước 6: Kiểm tra và sử dụng Trợ lý AI
Giờ đây, trợ lý AI của bạn đã sẵn sàng hoạt động! Bạn có thể bắt đầu tương tác với nó:
- Tại phần trò chuyện ở cuối trang, nhập câu hỏi của bạn.
- Ví dụ, nếu bạn đã tải lên giấy phép kinh doanh, bạn có thể hỏi: ‘Gửi tôi giấy phép kinh doanh.’
- AI sẽ ngay lập tức tra cứu các tài liệu bạn đã cung cấp và đưa ra câu trả lời chi tiết, bao gồm các thông tin như tên công ty, mã số doanh nghiệp, ngày đăng ký, địa chỉ, vốn điều lệ, và người đại diện pháp luật.
- AI cũng sẽ ghi rõ tên tài liệu nguồn mà nó đã sử dụng để trả lời (ví dụ: DKKD AZ.pdf), giúp bạn dễ dàng kiểm tra lại thông tin.
Lời kết
Việc tạo ra một trợ lý AI tra cứu tài liệu nội bộ không chỉ giúp bạn và đồng nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể mà còn nâng cao hiệu quả làm việc. Hãy bắt đầu áp dụng ngay để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn nhé!
Follow Su AI để không bỏ lỡ những cập nhật mới nhất về AI!